כאבי גרון, הצטננות, דלקות אוזניים, סינוסיטיס ותסמינים הקשורים לדרכי הנשימה העליונות הם תופעות שכיחות שעשויות להשפיע לא רק על האדם עצמו, אלא גם על ההתנהלות של מקום העבודה כולו. בתקופות שבהן קיימת עלייה בתחלואה, ארגונים עלולים להתמודד עם עובדים שנעדרים, עובדים שמגיעים באיחור, שינויים במשמרות ועומס שנוצר על עובדים אחרים.
עבור העובד, הדבר החשוב ביותר הוא כמובן לקבל את הטיפול המתאים ולהימנע מהתעלמות מתסמינים משמעותיים. עבור מקום העבודה, האתגר הוא לאפשר לעובדים להתאושש מצד אחד, ומצד שני להמשיך לנהל את הפעילות בצורה מסודרת.
ניהול נכון של היעדרויות, הקפדה על סביבת עבודה היגיינית ותיעוד מסודר של שעות העבודה יכולים לסייע לארגון להתמודד טוב יותר עם תקופות שבהן מספר עובדים אינם נמצאים בשגרה.
למה מחלות אף אוזן גרון משפיעות כל כך על מקומות עבודה?
דרכי הנשימה העליונות כוללות בין היתר את האף, הגרון והאזורים הסמוכים להם. בעונות מסוימות, ובמיוחד כאשר אנשים נמצאים במשך שעות ארוכות בחללים סגורים ומשותפים, ניתן לראות יותר מקרים של תסמינים כגון נזלת, שיעול, כאבי גרון וצרידות.
לא כל תסמין מעיד בהכרח על מחלה משמעותית, ולא כל מחלה מצריכה היעדרות ממושכת. עם זאת, כאשר עובד אינו חש בטוב, היכולת שלו לבצע את עבודתו עלולה להיפגע.
כאבי ראש, גודש באף, כאבי אוזניים או קושי בדיבור יכולים להשפיע על הריכוז ועל התפקוד במהלך יום העבודה. הדבר בולט במיוחד אצל עובדים שתפקידם כולל שירות לקוחות, שיחות טלפון, הוראה, מכירות או פעילות פיזית.
כאשר התופעה חוזרת אצל מספר עובדים במקביל, ההשפעה על הארגון כבר הופכת לתפעולית.
מתי כדאי להישאר בבית?
ההחלטה האם להגיע לעבודה כאשר לא מרגישים טוב תלויה בסוג התסמינים, בחומרתם, באופי העבודה ובהנחיות הרפואיות המתאימות.
עובד שסובל מתסמינים קלים עשוי לעיתים להמשיך לעבוד כרגיל, בעוד שבמקרים אחרים ייתכן שיהיה נכון יותר לנוח או לפנות לבדיקה רפואית.
במקרה של חום, כאבים משמעותיים, קושי בנשימה, החמרה של התסמינים או תסמינים שאינם חולפים, מומלץ לפנות לאיש מקצוע רפואי לקבלת הערכה מתאימה.
חשוב לזכור שמקום העבודה אינו אמור להחליף שיקול רפואי. התפקיד של המעסיק הוא לאבחן פחות ולנהל נכון יותר את המציאות שנוצרת כאשר עובד אינו יכול להגיע.
סביבת העבודה יכולה להשפיע
גם לתנאים בסביבת העבודה עשויה להיות השפעה על התחושה של עובדים הסובלים מתסמינים באזור האף והגרון.
מיזוג אוויר חזק, אוויר יבש, אבק, עשן, חשיפה לחומרים מסוימים ואוורור לא מספק עשויים לגרום לאי־נוחות אצל חלק מהעובדים.
לכן כדאי לבחון גם את סביבת העבודה עצמה:
יש להקפיד על ניקיון משטחים משותפים, לאוורר חללים כאשר הדבר אפשרי ולתחזק מערכות מיזוג בהתאם להוראות היצרן.
במקומות שבהם עובדים רבים משתמשים באותם ציוד ומכשירים, ניקוי תקופתי של נקודות מגע נפוצות יכול להיות חלק משגרת תחזוקה בסיסית.
ציוד משותף והיגיינה
במקומות עבודה רבים העובדים משתמשים בציוד משותף: דלתות, מסכים, מקלדות, מכונות, עמדות שירות וגם מערכות לדיווח שעות עבודה.
בתקופות שבהן קיימת תחלואה מוגברת, עסקים עשויים לשים דגש גדול יותר על צמצום מגע משותף ועל שמירה על ניקיון.
לדוגמה, כאשר משתמשים ב-שעון נוכחות ביומטרי, כדאי להתייחס גם להוראות התחזוקה והניקוי של המכשיר בהתאם להמלצות היצרן.
בארגונים מסוימים ניתן לשלב מספר דרכים לדיווח נוכחות ולא להסתמך בהכרח על אמצעי יחיד. האפשרויות הקיימות כיום כוללות בין היתר אפליקציה, מחשב, טאבלט, כרטיס עובד, NFC ושעוני נוכחות מסוגים שונים.
הבחירה בשיטת הדיווח צריכה להיעשות בהתאם לאופי העבודה, למספר העובדים ולמבנה הארגון.
כשעובד נעדר, מתחיל גם אתגר ניהולי
מעבר להיבט הרפואי, היעדרות של עובד יוצרת לעיתים שרשרת של שינויים.
אם מדובר בעסק שעובד במשמרות, מנהל עשוי להידרש למצוא מחליף. אם מספר עובדים נעדרים במקביל, ייתכן שיהיה צורך לשנות את סידור העבודה או לחלק משימות מחדש.
בארגון גדול, אפילו כמה אחוזים של היעדרות יכולים להשפיע על מחלקה שלמה.
כאן הופכת היכולת לקבל תמונת מצב עדכנית לחשובה במיוחד.
מנהל שרואה בזמן אמת מי הגיע לעבודה, מי נעדר, מי נמצא במשמרת ומי טרם ביצע דיווח יכול להגיב מהר יותר לשינויים במהלך היום.
תיעוד שעות עבודה בתקופות של היעדרויות
גם כאשר עובד נעדר בגלל מחלה, הארגון עדיין צריך לנהל את המידע באופן מסודר.
יש להבחין בין שעות עבודה, ימי היעדרות, חופשות, מחלה ושינויים אחרים המשפיעים על דוח הנוכחות.
כאשר המידע מנוהל ידנית, תקופה שבה קיימים שינויים רבים עלולה ליצור עומס על מנהלים ועל מחלקות השכר.
מערכות דיגיטליות מאפשרות לרכז דיווחים במקום אחד ולנהל את הנתונים באופן מסודר יותר.
בעסקים בינלאומיים מקובל להשתמש גם במונח time clock לתיאור פתרונות המשמשים לרישום תחילת וסיום יום העבודה של העובדים.
כיום המונח אינו מתייחס בהכרח למכשיר פיזי בלבד. הוא יכול לכלול מגוון אמצעי דיווח שמתחברים למערכת מרכזית.
גמישות יכולה לעזור לארגון
אחד השינויים המשמעותיים בשנים האחרונות הוא המעבר ממודל שבו כל העובדים מדווחים בצורה זהה למודל גמיש יותר.
עובדי משרד יכולים לדווח מהמחשב, עובדים בסניף יכולים להשתמש בעמדת נוכחות ועובדי שטח יכולים לבצע דיווח באמצעות אפליקציה בהתאם למדיניות הארגון.
הגמישות הזו יכולה להיות שימושית גם כאשר שגרת העבודה משתנה.
לדוגמה, עובד שמבצע את עבודתו מרחוק באופן מאושר לא בהכרח צריך להגיע פיזית למשרד רק לצורך דיווח נוכחות.
עם זאת, בכל ארגון חשוב להגדיר מראש מדיניות ברורה כדי שעובדים ומנהלים ידעו כיצד יש לפעול.
ניהול היעדרויות מתחיל במידע מדויק
כאשר אין מידע מסודר, גם החלטות פשוטות הופכות למורכבות.
מנהל שאינו יודע אם עובד נעדר, איחר או פשוט שכח לבצע דיווח עשוי לבזבז זמן בבירורים.
כאשר קיימת מערכת מסודרת, ניתן לזהות מהר יותר חריגות ולבדוק אילו אירועים דורשים טיפול.
הדבר אינו מחליף תקשורת בין העובד למעסיק, אך הוא מספק שכבת מידע נוספת שמאפשרת לארגון לעבוד בצורה מסודרת יותר.
דיווח דרך מדבקת NFC לדיווח נוכחות.
חשוב להימנע מתרבות של "מגיעים לעבודה בכל מחיר"
מבחינה ארגונית, נוכחות אינה צריכה להפוך למטרה בפני עצמה.
כאשר עובד באמת אינו כשיר לעבוד, לחץ להגיע למקום העבודה עלול להיות לא מועיל. מעבר לפגיעה האפשרית בתפקוד שלו, במקרים של מחלות מידבקות עלולה להיות לכך גם השפעה על עובדים נוספים.
לכן כדאי להפריד בין ניהול נוכחות לבין עידוד עובדים להגיע לעבודה כאשר מצבם אינו מתאים לכך.
מערכת נוכחות נועדה לתעד את המציאות, לא לקבוע אם אדם בריא מספיק לעבודה.
לסיכום
מחלות אף, אוזן וגרון הן חלק מהמציאות היומיומית, ובמקומות עבודה שבהם עובדים רבים נמצאים יחד הן עשויות להשפיע גם על תפעול הארגון.
שמירה על סביבת עבודה נקייה, התייחסות אחראית לתסמינים, פנייה לייעוץ רפואי כאשר הדבר נדרש וניהול מסודר של היעדרויות יכולים לסייע לעובדים ולמעסיקים להתמודד טוב יותר עם תקופות של תחלואה.
מהצד הארגוני, חשוב לדעת מי נמצא בעבודה, כיצד משתנות המשמרות ואילו דיווחים דורשים טיפול. שילוב בין מדיניות ברורה, תקשורת טובה ומידע מסודר מאפשר לארגון להמשיך לפעול גם כאשר השגרה משתנה.
המידע בכתבה הוא כללי ואינו מהווה תחליף לייעוץ, אבחון או טיפול רפואי.